Une application de back-office comprend le logiciel utilisé par une organisation pour gérer les opérations qui n'impliquent pas d'efforts de vente directs (par exemple, un vendeur avec un client) et les interfaces qui ne sont pas vues par les clients.
Qu'est-ce que l'application Back-Office ?
Une application de front-office serait une interface client (en personne ou par l'intermédiaire de vendeurs) qui facilite une vente ou une transaction.
Les fournisseurs de services d'application (ASP) offrent des technologies de back-office où les services informatiques sont fournis sur un réseau, généralement l'Internet.
Les applications d'achat et de back-office peuvent varier en fonction des technologies utilisées et peuvent ne pas se porter aussi bien (ou pas du tout) les unes sur les autres selon le fournisseur.
De nombreuses organisations ont des systèmes et des réseaux informatiques en évolution et certaines ont une administration excessive en raison de la non-interopérabilité de leurs applications de back-office.
Les applications intégrées de back-office à fonctions multiples sont de plus en plus populaires car elles permettent de contourner ce problème.
Des problèmes peuvent survenir lorsque des données sensibles doivent être partagées, car la législation empêche souvent le partage des données, comme dans le monde des dossiers médicaux, criminels et juridiques.
Les applications de back-office sont proposées par un certain nombre de fournisseurs de logiciels, depuis les grands systèmes de back-office utilisés par les grandes entreprises ou les services publics jusqu'aux applications plus modestes qui peuvent avoir certaines fonctionnalités mais qui ne sont destinées qu'aux petites organisations.
L'éventail des fonctions d'un back office peut inclure :
- Contrôle des stocks - Comptabilité - Ressources humaines - Rapports de gestion - Contrôle de la qualité - Administration générale de bureau - Système CRM (Customer Relationship Management)
Les fournisseurs proposent des options qui permettent de personnaliser une suite back-office, car elle est souvent livrée dans un format modulaire ou avec des applications compatibles telles que Microsoft Office.
Les applications de back-office les plus efficaces contribuent à réduire les goulets d'étranglement dans le service car les données qu'elles utilisent sont partagées et facilement disponibles entre les applications de back-office.
Par exemple, le partage des données serait utile dans le cas d'une base de données partagée de noms et d'adresses de clients où plusieurs applications de back-office pourraient accéder aux mêmes données.
Cela permettrait d'économiser les données qui doivent être transférées, copiées ou réintroduites par un travailleur, ce qui réduirait les coûts administratifs ainsi que les erreurs d'administration.
Le partage des données entre les applications de back-office peut également se faire par le biais de réseaux étendus (WAN), car les applications de back-office offrent généralement des opérations Internet et intranet.
Ces applications de back-office offrent aux organisations internationales la possibilité de partager et d'accéder aux données via une interface commune.