Envoyez-vous encore des factures par courrier ? Dans ce cas, vous passez à côté d'énormes économies allant jusqu'à 75 % ! En passant aux factures électroniques, on peut économiser jusqu'à 300 milliards d'euros dans le secteur B2B.
La comptabilité numérisée est particulièrement importante pour les entreprises ayant des clients dans le secteur public. Le secteur public est uniquement autorisé à accepter et à traiter les factures électroniques. En outre, de nombreuses grandes entreprises utilisent déjà les factures électroniques de manière standard. Les prestataires de services et les fournisseurs qui ne peuvent pas y répondre risquent donc de perdre des commandes.
1 - Qu'est-ce qu'une e-facture ?
Beaucoup croient encore qu'une facture au format PDF est une facture électronique. Mais les factures électroniques sont définies comme des factures émises, transmises et reçues dans un format structuré afin de pouvoir être traitées automatiquement. Le traitement automatique, en particulier, permet d'économiser en moyenne 60 % sur chaque transaction par rapport aux factures papier.
2 - Pourquoi devrais-je passer aux e-factures ?
Non seulement en raison du potentiel d'économies élevé, mais aussi en raison de la progression de la numérisation, la conversion est judicieuse pour toutes les entreprises. Le Parlement européen a obligé tous les clients publics à utiliser des factures électroniques. De plus en plus d'entreprises passent désormais aux factures électroniques. Plus une entreprise est grande, plus les processus sont standardisés, de sorte que les prestataires de services et les fournisseurs ayant des factures papier supportent des coûts supplémentaires. Si votre entreprise ne passe pas aux factures numériques, vous ne recevrez bientôt plus de commandes des pouvoirs publics et des entreprises numérisées.
3 - Quels sont les avantages pour les émetteurs et les destinataires de factures ?
Globalement, l'expéditeur de la facture économisera en moyenne 6,60 euros par facture après le passage aux factures électroniques, tandis que le destinataire de la facture économisera jusqu'à 11,20 euros. Dans le détail, vous économisez principalement sur les points suivants :
- Réduction des coûts
- Gain de temps
- Vous gagnez du temps car toutes les données sont enregistrées automatiquement.
- La transmission de la facture est accélérée car il n'y a pas de délais postaux.
- Le traitement et la libération de la facture sont plus rapides grâce à l'automatisation.
- Il y a moins de corrections qui prennent du temps en raison du taux d'erreur plus faible.
- Cela accélère également la réception du paiement, vous recevez votre argent plus rapidement.
- Vous pouvez retrouver plus rapidement les factures stockées.
- Sécurité
4 - Comment réussir la transition vers la facturation électronique ?
Les obstacles techniques à la conversion aux factures électroniques sont minimes. De nombreux fournisseurs d'e-format proposent des systèmes flexibles qui peuvent être facilement intégrés aux systèmes existants. Cela signifie qu'aucune intervention majeure dans l'informatique existante n'est nécessaire.
Avec le passage à la dématérialisation des factures, vous avez besoin d'un reçu de facture électronique, d'un flux de travail numérique pour les factures et d'une archive numérique. Dans un premier temps, vous devez effectuer une analyse pour déterminer quelles méthodes et quels fournisseurs sont les plus appropriés pour vous. Cela dépend, entre autres, du nombre de factures, de votre structure organisationnelle et des systèmes informatiques existants.
La numérisation de la comptabilité va de pair avec l'optimisation des processus en amont et en aval. Car ce n'est qu'en automatisant tous les processus que vous pourrez bénéficier de tous les avantages de la facturation électronique.
Dans l'ensemble, la numérisation de la comptabilité est synonyme d'un grand avantage concurrentiel pour vous. Les activités sans valeur ajoutée sont éliminées et vous pouvez déployer votre personnel plus efficacement. Ainsi, vous bénéficiez d'avantages monétaires grâce à des économies pouvant atteindre 75 %.