Facturation électronique : comment ça marche ?

La facturation électronique est une réalité obligatoire pour tous les sujets à partir du 1er janvier 2019. Cela a été déterminé par le plan financier qui a été approuvé l'année dernière. Le décret fiscal lié à la loi de finances 2019 a introduit un changement important, notamment en ce qui concerne la non-applicabilité des sanctions de retard pour tout le premier semestre de l'année prochaine. La facturation électronique a complètement changé la façon dont les factures sont remplies, envoyées, reçues et stockées par rapport à l'utilisation de factures papier uniquement . Mais voyons plus en détail ce qu'est la facturation électronique et comment fonctionne la facturation électronique .

Facturation électronique : qu'est-ce que c'est ?

La facturation électronique est le processus numérique qui génère et gère les factures tout au long du cycle de vie qui les caractérise : de la création de l'émission et de la réception, à la conservation, conformément, pendant 10 ans. Au centre de ce processus se trouvent donc les factures électroniques, au format numérique et introduites avec la loi de finances 2008. L'Union européenne (UE) a donc invité les États membres à fournir un cadre réglementaire et technologique adéquat pour tout gérer par voie électronique. et le système de contrôle fiscal. Fondamentalement, la facturation électronique est un système numérique d'émission, de transmission et de stockage des factures qui vous permet d'abandonner le support papier (et tous les frais d'impression, d'expédition et de stockage associés). Le format standard selon lequel chaque facture doit être traitée s'appelle FatturaPA, en xml. Il s'agit d'un flux de données structuré au format numérique avec le même contenu informatif qu'une facture papier, mais rédigé en langage XML. La facturation électronique définit un parcours unique et standardisé grâce au système d'échange (SdI) de l' Administration fiscale. Les étapes sont les suivantes:

1. La facture électronique est établie via un logiciel de facturation électronique.
2. La facture est ensuite signée numériquement (via une signature électronique qualifiée) par la personne émettrice de la facture ou par son intermédiaire.
3. La facture est ensuite envoyée au destinataire via le système d'échange. Après les contrôles techniques automatiques, le système d'échange envoie le document à l'entité privée à laquelle il est adressé.

Comment fonctionne la facture électronique ?

Le fonctionnement de la facture électronique est simple, grâce à l'utilisation de logiciels précis et spécifiques qui guident pour une compilation correcte. 

Production

Pour produire une facture électronique et la remplir, vous avez d'abord besoin d'un logiciel avec la fonction de créer le fichier XML. Grâce au SDL, vous pouvez envoyer (et recevoir) la facture électronique aux particuliers. La procédure de facturation est toujours la même. Il est nécessaire d'établir la facture mais ensuite, au lieu de l'imprimer ou de l'envoyer par e-mail au format PDF, il faut la générer au format XML FatturaPA.

Signature

Une fois la facture électronique (un fichier XML) produite, elle doit être signée numériquement avec une signature électronique qualifiée puis envoyée via le système d'échange au destinataire. Tout cela est possible en contactant un système de gestion de facturation.

Accueil et inscription

L' ES est une sorte de facteur ! Le système lui-même vous enverra la facture une fois qu'il aura vérifié les exigences techniques. Il vous suffit d'importer la facture électronique dans votre logiciel pour l'enregistrer. Si vous préférez l'enregistrer manuellement, vous pouvez ouvrir le fichier avec un lecteur approprié et l'enregistrer. 

Les avantages de la facturation électronique 

Parmi les nombreux avantages de cette nouvelle pratique introduite il y a quelques années, on retrouve une plus grande efficacité de contrôle pour la lutte contre l' évasion et la dématérialisation de l'ensemble du processus de facturation, qui est passé du papier au online. D'autre part, le choix d'introduire la facturation électronique a été dicté précisément pour lutter contre la fraude et s'adapter aux processus de numérisation technologique qui s'installent de plus en plus depuis un certain temps.  Enfin, la conservation substitutive est également importante . Il s'agit d'une procédure informatique qui permet de donner une valeur juridique dans le temps à un document informatique en l'assimilant au papier original. La législation prévoit que les groupes de factures électroniques sont conservés pendant 10 ans, tant par l'émetteur de la facture que par celui qui la reçoit. Les avantages de la conservation sont nombreux. Le stockage de substitution permet aux entreprises d'économiser de différentes manières, de l'impression au stockage en passant par l'archivage, comme :

• les coûts directs (toner, papier, emplacements de stockage) sont éliminés ;
• il n'y a plus de risque de destruction, de corruption ou de perte ;
• ne perdez plus de temps en recherche et en consultation

Comment fonctionne la facture électronique en 2021 : actualités

Une dernière disposition de 2020 a introduit quelques innovations valables à partir du 1er janvier 2021, après la période de mise à jour habituelle. A partir de cette année, le SE n'accepte que les factures et les avoirs émis sous format électronique.  Par ailleurs, dans le nouveau modèle de compilation, de nouveaux champs relatifs au code de la transaction, au type de document et à la retenue à la source ont été introduits . Tout cela était nécessaire pour que les contribuables puissent détailler les coûts jusqu'à présent inclus dans un code plus générique et en particulier, la nouveauté concerne le code des cotisations INPS (RT03), celui des cotisations Enasarco (RT04), la cotisation ENPAM (RT05) et un autre type de cotisation de sécurité sociale non inclus auparavant (RT06).  Des nouvelles importantes également sur le timbre fiscal qu'il ne sera plus nécessaire d'inclure. Il suffit de cliquer sur une case spécifique pour générer un timbre numérique de 2 €. Il n'est même plus nécessaire de détailler le coût du timbre dans le calcul mais il suffira d'indiquer la mention « Data Stamp » en omettant de saisir le montant de 2 €.