Le contrôle des coûts d'acquisition comprend toutes les mesures de suivi des coûts des opérations d'acquisition. Il fait partie du contrôle des marchés publics et est réalisé à l'aide de procédures de comptabilité analytique des marchés publics. Les comparaisons temporelles, opérationnelles et cibles/réelles sont utilisées à cette fin. Dans le cas des comparaisons temporelles, on se contente d'examiner l'évolution des différents coûts d'approvisionnement dans le temps.
Comparaisons des coûts
Les comparaisons entre entreprises consistent à comparer les coûts d'approvisionnement de différentes entreprises, départements ou lieux. En raison de la disponibilité limitée des données, elles peuvent être réalisées principalement dans les grandes entreprises et en les comparants aux chiffres moyens des industries.
La comparaison la plus significative est généralement celle entre les coûts planifiés et les coûts cibles. Il concerne les coûts de traitement des commandes, de stockage, de commande fixe et/ou de pénurie. En outre, les écarts entre les coûts pré-budgétés et les coûts théoriques peuvent être déterminés pour les commandes d'achat et les commandes d'entrepôt individuelles.
Ecarts des coûts d’approvisionnement
Si le montant absolu et/ou relatif des écarts de coûts dépasse une valeur jugée pertinente, leurs causes doivent être étudiées plus en détail. Une distinction peut également être faite entre les écarts de prix et de quantité dans le cas des écarts de coûts d'approvisionnement. Les premiers indiquent dans quelle mesure les variations de coûts ont été causées par un écart entre les prix effectivement convenus et les prix initialement prévus pour les biens à acquérir.
Comme le service des achats mène les négociations de prix, il est responsable de cet écart. Les écarts de quantité se produisent lorsque les coûts des activités opérationnelles d'approvisionnement sont supérieurs aux estimations prévues. Cela signifie que les coûts de traitement des commandes, les coûts de détention des stocks, les coûts des ordres fixes et/ou les coûts de pénurie s'écartent des valeurs planifiées.
Ecarts de quantité
Outre les coûts de pénurie, qui se rapportent à la non-satisfaction des besoins en marchandises, ces écarts de quantité représentent avant tout des coûts de personnel plus élevés pour les opérations d'approvisionnement respectives.
Le contrôle des coûts d'approvisionnement nécessite une coordination entre le système de contrôle et la comptabilité des coûts d'approvisionnement. En particulier, il est nécessaire de déterminer quelles informations sur les coûts des achats doivent être collectées et quels écarts doivent être identifiés et analysés plus en détail. En outre, il faut déterminer quand et de quelle manière des mesures d'adaptation appropriées doivent être prises.