La comptabilité des salaires est un processus interne qui traite principalement de la préparation et de l'administration des salaires dans les entreprises commerciales.
Définition et explication
Le domaine d'activité de la comptabilité des salaires comprend souvent, outre l'établissement des salaires de l'entreprise, la tenue à jour permanente des données de base du personnel stockées ainsi que des comptes annuels des salaires sous forme d'enregistrements de données relatives aux employés, conformément à l'article 41 de la loi sur l'impôt sur le revenu (EStG) et à l'article 4 du décret d'application de l'impôt sur les salaires (LStDV).
En outre, le domaine d'activité implique l'exécution des obligations déclaratives prescrites par le législateur, qui comprennent, entre autres, les déclarations de cotisation des caisses d'assurance maladie et les déclarations de taxe sur les salaires.
Le calcul des salaires est actuellement effectué tant dans le cas des grandes entreprises que dans celui de nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) à l'aide de modules logiciels ERP spécialisés. En outre, on observe actuellement une tendance croissante à l'externalisation, avec optimisation des coûts, de la comptabilité des salaires vers des prestataires de services externes.
Programmes de paie
Dans le domaine de la comptabilité des salaires, les utilisateurs se voient, aujourd'hui, proposer divers programmes qui facilitent le processus lui-même et devraient permettre de gagner du temps et de l'argent. Il existe, notamment pour les petites et moyennes entreprises, un large éventail de logiciels, qui présentent, toutefois, parfois de grandes différences en termes de convivialité, d'étendue des services.
Ce qui suit est, donc, un bref aperçu des forces et des faiblesses d'une petite sélection de programmes.
Sage Business Cloud : ce programme de paie offre, principalement, des options pour les très petites entreprises, c'est-à-dire celles qui comptent moins de cinq employés. Il est très clairement conçu et, en tant qu'application en nuage, particulièrement facile à utiliser, puisqu'il n'est pas nécessaire de l'installer.
En outre, Sage Business Cloud est assez bon marché en comparaison, tant que le nombre d'employés mentionné n'est pas dépassé. Cependant, il ne dispose pas du certificat GKV, qui certifie une certaine convivialité et la sécurité juridique et procédurale des programmes, et n'offre qu'un petit nombre de fonctionnalités supplémentaires. Cependant, il convient parfaitement aux débutants et aux jeunes entreprises.
DATEV Lohn und Gehalt compact : ce logiciel offre toutes les fonctions élémentaires dont les petites et moyennes entreprises ont besoin. Le logiciel peut traiter les données d'un maximum de 50 employés, mais son prix est plutôt élevé : un peu moins de 47 euros par mois. Il ne dispose que d'un petit nombre de fonctions supplémentaires, mais il est, aussi, très facile à utiliser. Il ne crée pas automatiquement de certificats officiels.
Lexware lohn gehalt plus : ce programme comprend des solutions pour les petites et moyennes entreprises ainsi que pour les mini-jobbers. Il impressionne par son haut niveau de convivialité et son large éventail de fonctions. Il peut créer automatiquement des déclarations de sécurité sociale, des déclarations de charges salariales, etc. et les envoyer au bureau des impôts. En outre, il traite les données de 50 employés au maximum et est relativement peu coûteux.
DATALINE Classique de retenues sur la paie : par rapport aux autres programmes, qui ne proposent chacun qu'une période d'essai de 30 jours, il impressionne avec une phase nettement plus longue de 90 jours. Il fonctionne relativement lentement, mais comprend les fonctions les plus importantes dont les entreprises ont besoin pour un calcul correct des salaires. Le rapport qualité-prix est, également, convaincant. Il couvre jusqu'à 50 employés et, avec un prix de 28,15 euros par mois, il est moins cher que les trois autres programmes.
Pour choisir le bon programme, les utilisateurs doivent, donc, tenir compte des fonctions et des points forts respectifs et les appliquer à leur propre entreprise.