La paie représente un poste comptable à forte valeur ajoutée pour l’entreprise. À ce titre, une formation en création de bulletins de paie, en traitement et imputation comptable ainsi qu’en déclarations et règlement des charges sociales, est indispensable pour assurer la gestion des paies d'une société.
Les 5 étapes de gestion comptable du salaire et des charges sociales
Au cours d'une formation paie, les 5 étapes par lesquelles passent le traitement de la paie dans le logiciel de comptabilité de l’entreprise, seront abordées. Un organisme de formation à la paie indique toujours à ses étudiants la suite logique comptable et administrative suivie par ces 5 étapes dans la gestion de la paie. Ainsi, ces 5 étapes se répètent mensuellement avec, en supplément, une centralisation par trimestre du règlement des charges sociales salariales et patronales qui entraîneront de nouvelles écritures comptables.
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Entrée des salaires bruts dans le logiciel comptable.
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Saisie des montants de cotisations sociales salariales.
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Enregistrement des charges patronales du mois écoulé.
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Écriture comptable du salaire net perçu par le salarié.
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Règlement des cotisations aux organismes
Après avoir entré le montant du salaire brut du salarié, le logiciel comptable, paramétré suivant les différents taux de charges sociales et retenues obligatoires, va préciser le montant net à régler au salarié.
Mais comment traiter ces informations d’un point de vue comptable ? La structure de base d’un bulletin de paie est immuable. Elle est composée du :
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salaire brut ;
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salaire net ;
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charges salariales ;
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charges patronales.
Les règles comptables imposent à l’entreprise une ventilation en comptabilité par la gestion poste par poste des éléments composants les fiches de paie.
L’enregistrement des salaires bruts dans le logiciel comptable
Le montant de la rémunération brute vient s’inscrire au débit du compte 641 - Rémunérations du personnel. Face à ce débit, le gestionnaire de paie place au crédit du compte 421 - Personnel, le même montant.
Cette opération comptable précise que l’entreprise a une dette envers ses salariés (compte 641) et les organismes sociaux.
Saisie des montants des cotisations sociales salariales
Le gestionnaire poursuit le traitement de la paie en venant inscrire au débit du compte 421 - Personnel, le montant des cotisations sociales salariales.
Il porte ensuite au crédit des comptes 431- Sécurité Sociale et 437 - Charges sociales, les montants précis des cotisations salariales concernant :
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431 - Sécurité sociale ;
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4371 - Assedic ;
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4372 - Caisse de retraite complémentaire.
Enregistrement des charges patronales du mois écoulé
La troisième étape consiste en l’enregistrement, dans le logiciel de comptabilité, de l’écriture du montant des charges patronales dues sur le mois écoulé. Après avoir mouvementé les comptes de la classe 4, ce sont les comptes de la classe 6 qui vont être complétés.
Au débit du compte 645 - Charges de sécurité sociale et de prévoyance, est porté le montant total des charges patronales.
Les comptes suivants sont ensuite mouvementés avec l’inscription en regard, au crédit, des montants dus aux organismes sociaux :
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431 - Sécurité sociale ;
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4371 - Assedic ;
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4372 - Caisse de retraite complémentaire.
Le traitement de cette écriture vient donc enregistrer la dette de l’entreprise envers les organismes sociaux.
Écriture comptable du salaire net perçu par le salarié
Le salaire net perçu par le salarié fait l’objet d’une écriture qui va débiter le compte 421 - Personnel par le crédit du compte 521 - Banque.
En inscrivant au débit du compte 421 le montant du salaire net, l’entreprise diminue sa dette envers son salarié.
Le mouvement sur le compte bancaire (compte 521) vient acter le règlement du salaire net au salarié.
Règlement des cotisations aux organismes sociaux
La dernière étape de l’enregistrement de la paie en comptabilité est la passation des montants des charges de personnel et le règlement des cotisations sociales.
Le montant des cotisations sociales est inscrit au débit des comptes de classe 4 :
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431 - Sécurité sociale ;
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4371 - Assedic ;
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4372 - Caisse de retraite complémentaire.
Le compte 512 de la Banque est ensuite équilibré par le montant total des charges réglées.
Pour conclure, les 5 étapes de traitement de la paie viennent solder la comptabilisation des mouvements engendrés par la création des bulletins de paie et des charges inhérentes.
L’importance de la gestion de la paie pour une entreprise
Le gestionnaire de paie, employé au département ressources humaines, réalise ainsi toutes les déclarations obligatoires auxquelles l’entreprise est tenue. Que cette paie soit réalisée en interne ou en faisant appel à une structure d’externalisation de la paie, tout gestionnaire ayant suivi une formation paie est à même de réaliser ces opérations, tant par la réalisation des fiches de paie que par l’enregistrement des éléments comptables obligatoires.
Pourquoi intégrer un organisme de formation de paie ?
Une formation de gestion de la paie est obligatoire pour tout comptable qui s’intéresse à l’aspect humain de l’entreprise. Cette formation à la paie complète parfaitement le rôle du comptable salarié. Ce dernier peut ainsi évoluer dans sa carrière professionnelle et intégrer le service des Ressources Humaines qui est un autre aspect du traitement de la comptabilité au sein de l’entreprise.